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增强四种意识,提升服务效能

——院长办公室2015年度工作思考

作者:殷海明   单位:医工总院   时间:2015-06-04

医工总院作为央企一员,兼具企业、研究所、院校三重特征,决定了其核心使命是要出效益、出成果、出人才,要求管理团队必须具备较强的复合管控能力。集团给总院的发展定位非常明确,即要成为集团的技术创新平台和行业的技术创新基地,核心使命聚焦在“技术创新”上,深含着将总院建设成为集团创新驱动“发动机”的前瞻与期望。以技术创新实现效益、成果、人才的可续发展,落脚点都在“科研”这个主题上,只有深耕科研才能实现三者的完美统一。因此,能否进一步创新科研机制,能否进一步激发科研活力,能否持续培育适合科研发展的外部环境,是管理团队的使命,也是衡量管理效能的标尺。张江研发中心的规划筹建,管理团队的精简整合,现阶段正在进行的院址搬迁,以及科研机制的不断变革创新,都是总院领导紧紧围绕这一目标而实施的前瞻性战略布局。服从和服务于这个大局,是管理部门的使命和职责所在。

落实到具体的部门职能,对院办工作也提出了新的要求。无论是党政机关,还是企事业单位,办公室的功能与定位基本类同,即作为信息中枢实现上令下达、下情上传,并在跨部门执行决策过程中发挥主要组织协调作用,同时为整个决策与执行团队提供及时有效的服务保障。从总院现行管理体制看,院办目前承担的职责范围较广,有制度建设、公文办理、信息化工作、综合协调、行政服务,有外事、档案、印章、证照、保密、车辆、机要、图书管理,还有综合性材料拟制、重要会议承办、重大事项督办等。这些职责,看似繁复,但有规律可循,只要区分基础性工作与创新性任务、例行性工作与应急性任务、阶段性工作与长期性任务,合理确定人员分工,有针对性地加强计划统筹,是能够履行好职责的。就2015年院办工作而言,要把握搬迁这一契机,紧扣制度建设这一主线,发挥管理牵头、综合协调、服务保障三大职能,增强责任、团队、服务、补位四种意识,有效提升服务效能。

院址搬迁固然是为医工院破茧重生、为总院基业长青积蓄力量的谋势布局之举,但客观上极大地促进了资源的优化整合,为管理提升提供了契机。院办可以在以下两个方面下功夫,提质增效:

一是大幅提升信息化建设水平。张江研发中心电话系统由模拟信号升级成数字机信号,建设了新的、独立的网络数据交换机,原有网线升级成了光纤,原有网络宽带扩展了10倍。通过重建或细化信息化工作制度,完善建设与维护细则,着力规范运行,提升科研与管理整体信息化水平。

二是进一步压减日常行政审批中的管理耗费,提升服务质效。管理与科研部室由分属多地改为同地办公,为行政审批等日常管理与服务的流程再造提供了便利。院办将在多方听取意见的基础上,为相关科研部室新建OA帐户、设计功能模块、改进审批流程、简化办理手续。零距离的沟通协调使上令下达、下情上传更加顺畅。

今年是医工总院确定的制度建设年,从启动到完成历时将近一年。院办作为具体牵头部门,全年工作可紧扣制度建设这一主线来展开。制度是管理的基础,规范制度运行是推进企业健康、可续发展的基石。客观地看,总院职能部门在管理上还是存有不少问题,跟集团的要求、科研一线的期望、跟总院这块“中”字头金色招牌还存在差距。就院办而言,有工作系统性、计划性缺乏的问题,有部分职能界定不清的问题,有按级负责落实不力的问题,也有工作忙乱、随意性大的问题。这固然有管理层级调整、人员变动频繁、优秀传承断层等因素影响,也与制度建设滞后有直接关系。为此,一是要根据总院使命和部门任务清晰届定职能,避免出现没人管的事务,防止推诿和挂空档。二是要对标集团新规梳理现有管理制度,切合实际工作要求,作出新建、修订、沿用、废除。三是完善部门内部计划、总结、例会、学习等制度,使内部管理更加规范有序。对于总院层面的制度建设,还涉及到流程再造的问题。对于无保密要求的文件,规定通过OA等网上平台实现传达,减少纸质流程。而对于部门内部的制度执行,也存在方法改进的问题,如院办内部建QQ群、微信群,可以便捷地实施工作布置、反馈、交流、沟通,提高工作效率。

院办职责很多,但核心职能是管理牵头、综合协调、服务保障。充分发挥好这三大职能,就能事半功倍。管理牵头,首先是要严格按程序规范组织承办院长办公会,并严格按要求督促抓好各项决议的贯彻执行,确保领导集体意图的末端落实;其次是要充分利用好职能部门管理联席会议的平台,加强部门间协同沟通,逐步形成职能部门的管理合力;此外,在科研部室搬迁完成后,还要不定期牵头组织职能部门深入科研一线,面对面听取一线员工的意见建议,努力消除因信息不对称造成的内耗,加强服务的针对性。综合协调,一是加强上下左右的工作对接,加强全面情况掌握,及时提供有价值的决策参考。二是加强工作统筹,及时查找和发现职能缺失,依规协同督办,强化执行力。三是加强对任务与环境变化的分析研判,为半年与年度工作计划的拟制和实施作出针对性的调整与跟进。服务保障,突出规范、高效,提升工作标准。具体体现在提高公文办理质量,规范会务接待、公车管理,严格证章使用,认真抓好行政后勤保障的每个细节落实。

集团领导在医工总院2015年度工作会议上明确要求总院管理团队要强化五种意识,即要强化担当意识、问题意识、改革意识、大局意识和廉洁意识。这一总体要求,需要全体职能部门人员特别是部门以上领导深刻领会、认真落实。具体到部门内部建设,就院办工作的性质来说,还需要增强四种意识。

一是要增强责任意识。办公室工作责任重大,容不得闪失。一件文电办理的错漏、一次证章使用的疏忽、一个上令下达的失误,都有可能给总院造成恶劣的影响和难以弥补的损失。因此,责任意识始终是院办工作的第一要求。首先,在内部可控的前提下,允许员工犯错,但不允许反复犯同样过错,严格区分经验不足和责任心缺失的不同性质,狠抓责任意识养成。其次,要抓个人工作计划制订、工作落实报告、工作完成总结制度,把责任心体现在每项工作任务落实的始终。最后,要依据制度严格进行个人履职情况考核,根据责任落实成效明确奖惩激励。

二是要增强团队意识。院办本身是职能部门整体这个大团队下的一个小型团队,与科研管理等部门直接服务于科研一线不同,院办除了在信息化支撑、证章使用、相关外事手续办理等具体工作上直接服务科研一线外,更多的是通过协调和服务职能团队来间接服务于科研一线,这就要求院办的同志必须具备更强的团队意识。就是要讲团结、讲协作、自觉维护集体荣誉,遇事不躲避、不推诿,切实在部门之间、职能部门与科研一线之间,架起有效沟通的桥梁。

三是要增强服务意识。搬迁不仅仅是物理空间上的挪移,更体现了总院集聚资源、深耕科研的信心和决心,更需要职能部门带来思想认识和工作作风及方式的根本转变。搬迁工作完成后,职能部门与科研一线基本实现了零距离办公,服务面对面,监督更直接。院办需要认真筹划落实服务流程再造、服务方式转变、服务绩效考量等具体问题。牢固树立服务意识,协调好职能部门,服务好科研一线,将是对院办工作的长期考验。

四是要增强补位意识。上级应急性的任务部署不少,科研一线即时性的诉求很多,这就决定了院办的工作不能按步就班,需要对各种即时性的任务迅速作出回应。所以既要强调各司其职,更要倡导补位意识。在院办内部,个人职责是相对的,部门任务是绝对的,一定要明确任务导向,牢固树立分工不分家的观念,工作中及时补位,绝不推三阻四,做到事事有人管,服务无死角。

2015年第一季度,院办全体员工克服了人员变动大的困难,确保了履职平稳。随着搬迁工作的持续推进,特别是总院改革创新事业的深入发展,职能部门的工作任务将会更加繁重。院办全体同志一定会在总院党委、领导班子的正确领导下,着力增强四种意识,内强素质,外树形象,努力完成好各项工作任务,切实为总院发展贡献力量。

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