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刍议企业人事档案管理

作者:李晖   单位:医工总院人力资源部   时间:2014-08-26

人事档案在人的一生中扮演着十分重要的角色。它是记载人生轨迹的重要文件,同样也是企业挖掘、任免、管理人才的重要依据。在现代企业大力实施信息化的背景下,对于做好企业人事档案管理工作,提出了更重要的意义和更高的要求。2011年,国药集团制定了《人事档案管理办法》和《人事档案材料收集管理规定》等政策,进一步强调了加强人事档案管理工作。医工总院相应地于2012年制定了《中国医药工业研究总院人事档案管理办法》,以促进总院档案管理工作的科学化和规范化。

人事档案是人事管理活动中形成的,关于个人履历、学习深造、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处分等方面的原始记录,是个人参与社会活动的记载和个人自然情况的真实反映。它经过有序组织、严格筛选和认真整理,具有法律效用。员工出国出境、计算工龄、工作流动、职务晋升、职称申报、办理社会保险等都需要使用个人档案。

人事档案工作是企业人力资源部门工作中的一个重要部分,做好人事档案管理,是做好人力资源工作的基础和前提,在企业发展中具有举足轻重的作用。首先,人事档案在人力资源管理中起着重要的凭证作用。人力资源工作的基本任务之一是选贤举能、知人善任。知人是善任的前提,通过查阅档案,企业可以对个人进行历史地考察了解,对人才在德、能、勤、绩、廉等方面的情况有全面评估,有助于企业根据人才的不同特点合理地使用人才,以及更好地挖掘、培养人才。作为以科研立院的科研院所,研发人才的科研档案也是人事档案中非常重要的部分,也需要得到各层级人员的重视,不断提高人事档案资料的完整性。

其次,人事档案是正确解决员工个人切身利益问题的重要凭证。人事档案收集的材料比较广泛,其中包括干部职务任免、工资待遇、政治情况审查等文件,这些材料形成于不同的年代,并留有公章印鉴等带有法律效力的标志,在研究员工晋升职级、澄清个人问题等工作中起到重要的凭证作用。

最后,人事档案为优化人力资源配置起到参考作用。人事档案贮存着丰富的人才资源信息,通过对其中年龄、学历等各种数据信息的统计和分析研究,能够从众探索人才队伍的总体变化情况和发展规律,为推动企业人事工作,提高人力资源使用效率,提供有价值的参考信息。

 整理人事档案,必须做到“严格鉴别、准确分类、编排有序、目录清楚、装订整齐”。其中,要做好人事档案管理工作的前提,是全面完整地收集材料。一是要做好考察考核类、鉴定类、任免类等普遍材料的收集,比如与职务变化有关的材料、与履历和个人事项有关材料、与工资待遇有关的材料等,这些材料要采取经常收集与定期收集相结合,通过主动催索档案等方式,防治缺漏。二是要做好职称评定、违纪处分、年度或半年度考核审计类等阶段性材料收集,保证全面完整。三是收集反映个人政治素养、学习培训、科研水平等方面的材料,特别是能够体现个人智力能力、专业水平、荣誉成绩等材料,确保个人情况的连贯完整。

 收集齐全材料后,接下来重要的步骤是鉴别真伪。这是保证人事档案质量的重要环节。人事档案管理人员应本着坚持原则的态度,对每一份收集来的材料进行鉴别、精选,拒绝不属于归档范围的材料。随后鉴定材料是否真实,以此确保档案材料的权威性。

 干部人事档案工作是专业性强、要求高的一项工作。管理人员应不断提高理论知识和业务素质,最根本的是,要充分调动积极性和主动性,从根本意识上重视人事档案工作。人力资源部也需要在日常的业务活动中,通过脑勤、眼勤、腿勤、嘴勤,取得全体从业人员对人事档案工作的理解和配合,促进企业人事档案管理向标准化、科学化迈进。

  

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