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做实企业信息化工作 开启科学管理新里程

作者:高莉   单位:医工总院   时间:2014-03-03

 

总院成立三年多来,信息化工作从最初的起步,助跑,到今天的初显成效,我们查利弊、定方案、明战术,实现了自我加压与赶超,挖掘了信息化对企业经营管理的促进作用,开启了科学管理新里程。

下面结合国药集团对信息化工作的五类评价指标,对信息化工作的丰富内涵和总院的现状进行解晰。

一、提升领导力,夯实组织保障

“信息化领导力”,即企业领导、组织、管理并保证信息化工作健康发展的综合能力。评价指标包括:认知与推动力、战略与规划、工作执行力等。

组织保障是作好信息化工作的基石。2012年末,总院成立了“信息化工作小组”,加强了组织保障。工作小组对标国药集团要求,立足总院全局,对本部和下属企业的信息化工作进行规划与指导,增加了工作的整体性、协同性、规划性。

总院信息化工作小组近年来,每年都对《总院信息化“十二五“规划》进行滚动修订;2013年编制了《总院信息化工作登高计划》。

在总院下属单位中,现代制药率先成立了信息化工作小组,对推进上市公司传统工作模式的改造和升级发挥了积极作用,在总院体系内发挥了示范带头作用。

二、注重基础建设,改善硬件设置

“信息化基础建设”反映企业信息化基础工作,是企业信息化运行和发展的基本条件。评价指标包括:信息化投资策略与投资结构、系统架构技术路线、信息化标准规范与管控体系、基础设施建设水平等。

基础设施的建设水平是企业信息化运行和发展的基本条件。为确保企业投入信息化基础建设的经费保障,强化信息化投资的计划性,从2013年起,总院要求本部和下属企业每年四季度对下一年度硬件投入作预算计划,确保对机房、服务器、网线、办公计算机等基础设施改造、维护的必要经费。

近年来,总院下属各企业不遗余力地对机房设备进行持续改造,部分企业购置大容量网络交换机,扩充了带宽,显著提高了职工的互联网体验满意度。2013年,信息中心在基础设施、软件运维、购买数据等方面的投入占全年营收15%。信息中心通过基础设施建设来提高信息化网络的应变、容灾、抗毁能力,强化了防护的技术手段。此外,信息中心从两年前已开始建立中心的“内部云”,解决分担负载,异地灾备的工作。

三、加快系统开发,强化应用效果

“信息化应用与效果”反映出信息化应用的广度、深度,信息资源开发利用水平,推动企业变革与创新的情况,是信息化工作五大考核指标的重中之重。评价指标包括:主营业务信息化、管理信息化、企业协同与电子商务、信息化集成水平、变革与创新等,其中主营业务信息化、管理信息化是重点评价指标。

这几年里,总院在主营业务信息化、管理信息化等方面取得了一些进步,有力地推动了企业管理的变革与创新。

1.科研板块系统显特色

2011年,总院自主开发“总院科研开发系统”上线运行。2013年9月,国药集团上线“集团医药科研项目管理系统”。同一年,我们针对筹建中的总院张江研发中心(欣生源),委托开发了“新药研发管理系统”,紧贴实验室日常管理需求。安评中心已建立了基本完备的网络基础设施和内网管理制度体系,并根据GLP要求,建立了较完善的数据归档和备份体系;委托开发了CRO项目管理系统,将于2014年上线,提升安评中心项目管理水平。信息中心持续优化和创新“医药信息数据库”,打造了全新数据库《RAS在线》,制作NEWSLETTER,推出微信公共服务账号《医药地理》,采用微软MOSS和CRM,进行文档管理和客户关系管理。

2.工业板块系统显规模

重点做好以现代制药为基础的工业一体化ERP系统规划和建设工作。继2012年完成国药集团容生药业(河南)EAS系统上线后,2013年,又启动现代海门药业(江苏)EAS 系统工程。

海门项目在国药容生原有的系统功能上,加入了实际成本管理模块、生产数据管理模块、离散生产执行模块和离散车间作业模块。除了财务供应链之外,EAS系统还帮助海门公司做到了更精准的成本管理,更高效可靠的生产制造管理,更便捷的质量跟踪。

3.业务管理系统平稳运行

从2013年起,考虑到总院本部各职能部门与国药集团总部的工作对接,为减少重复建设和后期数据整合的难度,总院本部各管理条线不再自行开发系统。总院本部现有管理系统涉及人力资源、科研管理、节能减排、股权投资、基建,均使用集团垂直向下的一体化平台,实现数据集成和垂直化管理,为实现运营管控,提高工作效率发挥了积极作用。

4.办公系统整合优化

统一性是集团型企业信息化工作的宗旨。OA办公系统是企业日常办公信息化手段的集中体现。2013年8月,总院上线了国药集团版本OA(致远A8),实现了30余个网上工作审批流程,显著提升了管理的规范化、流程化、时效化,将总院本部的日常管理推向了新的里程碑。同年12月,制剂中心上线致远A8;2014年春节后,张江分院上线致远A8。此外,“统一邮件”项目也被列为信息化统一过程中的重要工作来落实。截止到目前,总院体系内,使用集团邮箱的用户数将近1000人。

四、提升信息化服务与治理水平

“IT 服务管理与IT治理水平”体现出企业信息化在服务保障和对企业治理方面的支撑作用。评价指标包括:信息化建设项目管理、信息安全管理、运维管理、IT 绩效管理、IT治理等分项指标。

项目管理在信息化建设中发挥了重要作用。总院于2013年出台《总院信息化项目管理办法》,明晰了项目申报、验收的程序和要求。同时,在《总院保密制度》中,专门对信息安全管理作了规定,从制度上对信息化工作进行了规范。下属企业因地制宜,出台各自的工作制。从总院本部到下属企业,多层面的信息化制度体系正在健全。

与此同时,总院各单位都在有计划地培养系统管理员,服务不断深化的网上办公需求。安评中心在全国同类GLP机构中较早引进计算机验证系统,已经培养了一批熟悉系统验证理念、掌握验证方法的团队。总院的视频会议使用与维护已经步入常态,2014年,还将引入电话会议设备。

五、注重培训,优化人才队伍

“信息化人力资源”反映了IT培训、用户技能、IT人员配置等状况。标价指标包括:信息化培训和人才队伍等。

随着总院事业的发展,2013年以来,总院的业务工作对信息化的需求程度较往年有显著提高,多个系统项目在这一年调研、搭建、上线运行。为确保每个系统平稳上线运行,总院本部各职能部门充分重视上线前的培训工作,让广大员工体验到信息化带来的便捷、高效。

从总院本部到下属企业,已基本建立了信息化工作队伍,落实了管理责任,确保信息化工作组织有力、体系健全、职责明确,比如,现代制药总经办增加了专职信息化工作人员;上海医工院在各科研部门设立了信息化联络员;安评中心的实验室合规服务部设有多名网络管理员;信息中心技术支持部设运维组和开发组,把信息化应用要求写入《员工手册》。

 

尽管经过几年的积累,总院的信息化工作已经具备了一定的基础,初步发挥了辅助企业经营发展的作用,但是在规模、技术、专业人才等方面与现代企业运行机制和现代科研院所管理机制相比,仍存在一定距离。下一阶段,还将重点作好以下方面的工作:第一,推进现代制药ERP平台建设;第二,整合办公系统平台;第三,完善硬件设施改造;第四,完善下属企业特色平台;第五,加强组织和人才保障。未来,我们将结合集团和总院《“十二五”信息化规划》的要求,努力发挥工业和科研两个板块信息系统对总院整合与提升的推动作用,全面高效地推进总院的信息化建设。

 

 

                                        

                                         

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