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防范化解风险,促进合规经营

作者:高莉   单位:医工总院审计与法律事务部   时间:2018-03-13

在过去的2017年里,总院的内部审计和法律事务工作以防范化解风险为手段,以促进合规经营为目的,不仅有效帮助企业梳理了风险隐患,工作经验和业务能力也在工作中得到了积累和锻炼。回顾一年来的工作,衷心感谢各级领导的关心教导、各职能部门的协同配合,以及研究部室和子公司的理解支持,现将本部门全年工作进行回顾。

一、加强审计监督职能,促进企业管理提升。

今年的审计工作紧密贴合总院科研板块主营业务,进一步发挥了审计工作在防范风险、完善管理和降本增效方面的积极作用。

(一)完善审计制度,保障审计工作有效开展。

我们按照国家法律法规,参比国药集团审计制度,结合总院的实际经营情况,对总院《内部审计工作暂行办法》、《内部控制评价暂行办法》、《经济责任审计管理办法》三项管理制度进行了修订,新制订《审计发现问题整改工作规定》、《审计项目管理实施细则》两项制度。通过建立健全审计制度体系,使总院的审计工作有据可依,保障了审计工作有效开展,提高了审计监督的管理效能。

(二)持续进行内控评价工作,梳理总院内控体系。

作为每年的既定工作,我们在2017年一季度完成了上年度《总院2016年度内部控制评价报告》。我们以2013年德勤会计师事务所给总院本部和各子企业建立的内控体系为参考,结合总院当前的实际运行情况,评价范围涵盖了总院各职能部门和子公司,评价事项包括公司治理及业务层面共18个领域。通过每年一次的内控评价与自我诊断,逐步完善内控体系建设,为提高总院的经营管理水平和风险控制能力发挥了有益作用。

(三)审计项目开展情况

2017年度,我们共开展了8个审计项目,其中①经济责任审计1项:瀛科隆公司原总经理曾训庭同志离任审计,我们将审计工作与开展亏损企业的专项治理、投资后评价工作结合起来,分析查找症结,探索扭亏路径。②科研项目财务验收审计2项:重大新药创制科技重大专项--C14002项目验收审计、上海市企业自主创新专项资金--引进消化吸收项目验收审计,通过审计,加强了对科研资金的监管,对提升科研项目的管理效率发挥了推动作用。③其他专项审计5项:上海医工院高新技术企业专项审计、益诺思海门有限公司开展期间损益审计、上海医工院公司制改制验资审计、医工总院公司制改制验资审计、数图公司混改净资产审计,这些项目发挥了审计工作对预防经营风险,保障国资安全的监督作用。

这一年,我们配合集团开展了2个审计项目:总院原院长王浩同志经济责任审计、欣生源改扩建项目管理审计和决算审计。在项目开展中,我们配合集团审计部,负责统筹协调与问题核实,为完成集团这次审计任务,我们动员了全部职能部门和子公司,基本覆盖所有业务领域,得到了大家的积极配合。

我们还配合国家审计署开展专项检查1项:我们负责统筹协调与问题核实,向集团和审计署作好问题的解释说明工作,积极作好沟通资料提供与协调工作。

此外,从2016年延续到2017年的现代制药原总经理钟倩离任经济责任审计报告在2017年一季度确定终稿,由于现代制药从总院管理体系剥离,后续整改工作由集团接手处理。

(四)切实做好审计问题整改落实

审计整改是近几年集团特别强调的工作之一,做好整改落实工作,可以有效提升审计成果的应用,我们正在逐步建立审计发现问题整改的工作机制,形成审计管理闭环。上半年,我们对制剂中心“三重一大”专项审计发现问题开展整改情况专项检查,帮助企业一一落实。下半年,我们对瀛科隆公司原总经理曾训庭离任审计的整改工作进行了现场指导和沟通说明。此外,在投资资产部、财务管理部配合下,我们完成了欣生源工程审计的整改报告,对审计发现的风险缺陷已完成整改。2017年11月,总院原院长王浩离任审计整改工作启动,我们将审计报告中列示的全部问题分解到各职能部门、子公司,落实整改要求,2018年上半年我们将开展整改情况检查。

(五)严格工程项目结算管理

我们委托第三方专业机构,对总院维修工程和技术改造项目进行造价审价。全年完成零星工程审价项目21项,项目工程送审总金额为340万元,审减额25.3万元,平均核减率为7.35%,为企业节约了宝贵的工程经费。

这一年,我们与投资资产部联合举办工程管理培训,聘请工程管理和审计领域多位专家为总院及下属企业开展工程内控管理专题讲座,加强工程项目管理基础学习,督促合规开展工程建设。

(六)发挥审计工作保障国资安全的积极作用。

我们响应投资资产部工作,参与了对瀛科隆公司的投资后评价,将王浩、曾训庭两位同志离任审计报告中的材料运用到瀛科隆投资后评价中,发挥审计成果的应用效果。

二、严格审核防范风险,积极应对法律纠纷。

2017年,在法务工作方面,我们一手抓好各业合同文书合法合规性审核,做好风险预判工作;一手抓好纠纷处理,化解危机,为企业争取最大利益。

(一)控制合同风险,开展专题培训。

我们从事前、事中、事后各阶段防范、化解风险。全年,我们审理的总院本部、上海医工院、欣生源、益鑫4家企业经济合同签订数量共1722份,总标的3.5亿。从类别上看,技术合同份数多,金额大小不一,风险集中在违约责任约定方面;采购合同份数多,金额普遍较小,合同条款粗放,但风险较小;投资类和房产租赁类合同是高风险领域,合同本身也较复杂,在审核时,充分论证各方权利义务与违约责任,务求客观公正。此外,我们建立了合同台帐,方便统计与备查。

下半年,我们与科研管理部共同组织“技术合同管理培训”,我们部门从技术合同订立的常见问题角度,向管理部门、科研人员作讲解,课后制订了各类合同模板,正在根据意见进行修订。

(二)积极处置纠纷,维护企业权益。

全年处置法律纠纷五起。1.医工院与重庆煜澎丰药业公司合同纠纷,双方在赔偿方案上分歧很大,经过多次商谈和据理力争,双方答成和解,签订终止协议,我院经济利益没有损失。2.医工院与河南巨龙药业公司合同纠纷,在确认合同继续履行可能性渺小后,双方友好协商解除合同,原合同中我院专利权和技术秘密仍归属我院,保护了我院的无形资产。3.悦子阁长期拖欠、延迟缴纳上海医工院房租,分析对方违约情况和我院诉求,启动司法途径解决。4.医工院分析测试报告真实性争议,卷入恒瑞药业与宣创公司专利纠纷案,对内举一反三,对外积极配合司法机关调查取证。5.天目湖公司股东出资纠纷案,面对被诉局面,我们主动与法院沟通,并协调院里相关部门,积极应诉,做好证据收集与利害分析,全力以赴争取我院利益最大化。目前,法院一审已开庭审理,尚未判决,双方正在协商中。

(三)响应各方需求,做好咨询建议。

我们在日常工作中积极响应职能部门、科研部室、子公司的法律需求,做好咨询与审核工作,认真修改每一份文档资料,不断提高法律咨询业务领域的工作质量。这一年来,我们完成了总院参股企业天目湖公司贷款担保、交晨公司设立和关闭、总院海门公司股权交割等股权管理项目中的法律风险分析及法律文件起草等事务;指导益鑫公司,做好医工院房产租赁合同、物业合同审核;指导瀛科隆公司,修订员工薪酬管理制度与劳动合同,瀛科隆公司员工持股方案和公司章程;完成总院及上海医工院公司制改制方案审核等等。

(四)规范企业章程,适时管理。

2017年总院体系内的单位共发生章程变更三次。我们与党群工作部配合,增加了总院章程中党委工作总体要求;此外我们起草了总院公司制新章程、医工院公司制新章程。由于改制工作涉及职工利益,我们在职代会上作了专题汇报,向职工代表讲解了公司制章程的条款,以及规范化的法人治理结构在章程中的对应体现,亦是一次普法学习。此外,我们对数图公司章程给予审核与指导。同时,目前我们还正在梳理各子公司章程。

(五)开展法治宣传教育,树立依法治企业理念。

我们编写了两期《法治总院》电子简报,面向全体职工推广,主题涉及公司法对公司章程的规定、民法通则重要条款学习等。以总院中心组学习会议为载体,结合党委工作要求写进章程的形势,邀请律师举办法律讲座《党组织在国有企业法人消费品理结构中的法定地位》,院高管、中层、支部书记、子公司班子成员到会学习。与人力行政部共同组织总院本部和子公司人事、法务人员参加集团《劳动争议及其解决法律专题培训》视频会,获益匪浅。

(六)落实品牌建设,全面更新企业标识。

按照集团总院部署,推进集团新标识LOGO应用工作。牵头带动管理部门和子企业,完成集团规定的各阶段工作任务。在总院建筑外墙和会议室、办公室标识、总院网站、会标、席卡、名片、PPT、院庆活动展品等领域更换、使用新LOGO标识。

三、工作体会

梳理一年来的工作也有一些体会,客观公正是必须遵守的职业操守,让事实说话是取信于人的关键所在。

(一)以审计促进管理提升

审计的最终目的是什么?找问题是审计工作的表现形式,解决问题,让企业的经营行为更规范、更有效才是我们的工作目的。通过审计,把脉企业经营中存在的风险,重点关注制度执行偏差的问题,特别是三重一大制度的执行情况,一旦发生偏差,往往会产生比较严重的后果。被审计单位,对审计报告要充分重视,严格落实整改,不流于形式,只有落实整改了,审计工作才能真正发挥增值效益,促进企业管理水平的提升。

(二)法务工作发挥主观能动性

这一年,法务工作最大的特点是进一步融入各业务条线,参与到职级部门、子企业的日常决策、运作中,这样的转型也是风险防范的有效举措。事前审核虽然加大了的我们的工作强度,但是减少了事后补救的风险和压力,这样的工作模式值得总结和继续。第二个特点是聚焦总院的主营业务科研创新,一份优质的技术合同,是法务与科研部门共同努力形成的,我们在提出意见的同时也充分考虑科研管理部的意见,了解合同背景、项目洽谈情况以及科研人员的想法,帮助课题组取得经济效益与合法合规的双赢。

(三)落实管控职责,体现服务意识。

内审与法务工作都是源于企业内部的监督手段,不同于国家审计署等外部审计以及司法机关的工作方式。这样的角色定位,使得我们在工作中既要体现管控职责,又不能缺失服务意识。既不能把自己假想在业务部门和子公司之外,也不能把自己定位成中介机构的传声筒。怎么做?我想,要换位思考,要用心体察,我们提出的问题一定要有理有据,让事实说话,给出的建议一定要有可操作性,特别是对管理相对薄弱的子公司,要在帮一把、扶一把的过程中,潜移默化地把总院的管控意志落实下去。

(四)选好用好中介机构

我们部门与会计师事务所、律师事务所接触的机会比较多。中介机构的优势在于人手多、专业经验丰富,不足在于不了解总院的实际管理情况。经过几年的积累,我们建立了中介机构资源库,了解每家机构的专长与工作质量,让好的资源为我所用。在与中介机构的合作过程中,要关注他们的工作质量,比如审计工作,我们要监督他们的审计质量,事务所出具审计报告初稿后我们要认真做好问题核实沟通工作,再比如法务工作,我们要积极配合律师,如实全面客观地反映情况,与律师一起作好证据收集梳理、利弊分析,以及应对不利情形的预案,共同为保护企业权益尽最大努力。

四、2018年工作重点

又将迎来新的一年,我们的工作有以下几方面重点:

(一)落实审计整改工作

工作重点将放在前期所开展的审计发现问题的整改跟踪上,特别是前几年开展的三重一大专项审计,以及2017年开展的总院原院长王浩离任审计,这些审计项目发现的问题涉及各个管理部门和子公司,因此非常有必要对整改情况进行跟踪。届时,我们将分条线,联和总院有关部门检查整改落实情况,督促整改执行落地。

(二)加强审计标准和程序建设

为保证审计效果和审计质量,将在国家、集团审计制度的基础上,充分总结以前的项目经验,完善审计项目开展的业务流程,建立标准化的操作规范。

(三)对纵向课题项目验收开展财务审计

新形势下,国家对纵向课题的财务审计趋势从严从紧,从纵向课题立项源头上就应当为日后的审计作好准备。结合医工院实际情况,如何既能完成审计任务,又能服务课题验收,不仅是对审计人员提出的要求,也是摆在财务管理、科研部门面前的问题。

(四)规范合同格式与履约过程监督

进一步规范各类合同格式,重视签约要素规范化与合同档案管理。对金额较大的技术合同要特别关注履约过程的风险,我们将与科研管理部共同探讨项目承接团队资质审核、休眠资金等思路,从管理机制上加强防范履约风险。

(五)汇编典型案例

回顾近10年来,总院及各子公司经历过了一些诉讼仲裁或其他法律纠纷案件,我们将梳理出具有典型性、示范性的案例,以案说法,结合管理实际情况,提炼出经验、教训,举一反三,引以为鉴。

(六)汇编审计工作制度集、法务工作制度集

把集团、总院现行有效的审计、法务工作制度分别汇合成集,形成指南,指导总院及子公司对应条线的日常工作。

最后,非常感谢各位领导、同事对审计法务部的工作支持,我们会一如既往,不辱使命,为总院的发展尽心竭力。

对六个问题的回答:

1、今年的哪一次组织生活或者学习活动,你得到了特别的收获?

2017年七一党员大会,党委书记杨逢奇做《中国梦、科技梦、总院梦》主题发言。报告以古论今,内涵丰富,令人鼓舞,是近几年的党课报告中给我印象最深刻的一次。

2、请用一个关键词来描述今年你在岗履职的特点。

全力以赴。

3、今年你在院长办公会议上提交的议题中,哪一项印象最深?为什么?

关于天目湖药业公司股东出资纠纷案的议题。该案件涉及无形资产出资,契合我院科技型企业特性,具有典型性,对今后的工作有借鉴价值。在证据梳理过程中发现的问题反映出我院在对外投资、项目可行性论证、参股企业管理、印章与档案管理等方面都存在薄弱环节。

4、今年,你所负责的岗位工作促使你开展了哪些调研活动?你认为,哪一项最有实效?

结合对一些领导干部的离任审计,对照审计发现问题梳理了各领域存在的风险,严格落实整改工作,实现风险控制、管理提升的目标。

5、你认为,在制度制定和执行方面,总院在哪个领域有继续改进的空间?

纵观整个制度体系,相比较制订规章制度,更需要关注的是制度有没有执行到位,特别是对控股子公司,总院的制度一定要传达到位。总院不仅要做好本部的制度建设,还要帮助、督促子公司建设好他们的制度体系。总院的一些重要制度在子公司层面并未完全严格执行,总院作为大股东的管控力在子公司的日常经营中体现的还不充分。

总院本部在合同签订与公章管理、档案管理方面需要改进。合同内容实际执行时间、合同审批时间、合同签订时间,三者先后顺序在实际操作中常有颠倒的实例,有的合同盖章后不填写签订日期,存在风险隐患。对档案的保存收集工作重视不够。

6、作为职能部门相关领域的负责人,如何尽责,你体会最深的是什么?

从本部门来讲,工作要兼顾原则性与灵活性,要换位思考,要讲求实效,很多事情尽管复杂困难,但是努力尝试总好过消极等待。从大局讲,我们部门的工作触及到的都是企业经营发展中的风险和危机,所幸我们的工作得到了院领导班子的支持,这一点非常重要,我们也非常感恩,今后会更加用心工作。

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