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管理提升活动简报第十期

——有序推进强基础 提升管理创实效----上海现代制药股份有限

作者:   单位:现代制药   时间:2012-09-28

提升管理水平,促进企业发展是公司面临的一个长期性课题,国资委中央企业管理提升活动的开展将管理的重要性和紧迫性提到更高的高度。在深入学习和领会国资委、国药集团对此次活动的精神和要求后,国药现代全面开展了管理提升活动,并以此为契机,谋划提升管理创实效的具体举措。

一 明确主题,制定目标

根据国资委、国药集团的精神、要求和布置,结合公司自身特点,我们确定了管理提升活动的主题是“强基固本,管控并进;精细管理,降本增效;转型升级,科学发展”。坚持发展与管理并重,使管理获得“四个转变”,即由传统向现代转变、由粗放向精细转变、由经验向科学转变、由随意向规范转变,取得“四个成效”,即管理科学、技术领先、产品优质、效益提升,获得“四个确保”,即确保质量、确保安全、确保目标、确保决胜。

党政领导班子进行了深入的讨论和研究,分析了当前的形势及公司的现状,达成共识“我们的管理提升活动必须快步走、稳步走、踏实走,才能取得成效“,并形成统一思想,要加快推进管理水平的提升,加强管理的纵深度和精细度,以管理提合力,以管理降成本,以管理提效率,以管理促转型。在此基础上,明确了管理提升活动的领导机构和框架,重点研究了总体方案的形成与调查问卷设计的推进节点。

二 落实专项,突出重点

根据国资委和集团的目标,除集团强调的特别突出的13个管理专项外,还结合公司实际设立了4个管理专项(即以市场为导向的研发、生产、销售的边界协调管理、营销管理、理念与文化倡导管理等),确定了专项负责人。经公司研究讨论,确立了其中6个重点管理专项,即全面预算管理、科技创新管理、产权管理(包括子公司要素管理)、采购管理、产品质量管理和运营边界协调管理。

对三个阶段6个环节分别制定了相应的阶段性时间节点、内容和要求,并在每个阶段结束时进行总结调整,全面落实公司“快步走、稳步走、走前头,深入抓、细致抓、抓实效”的总体要求,以使管理提升活动的开展落到实处,获得实效,并形成利于企业发展的长效机制。

在具体措施实施中,要求做到六个到位,即加强宣传,认识到位;加强领导,组织到位;加强策划,措施到位;突出重点,提升到位;加强指导,推进到位;加强监督,执行到位。营造 “建议在口,管理在心,贯彻在力,执行在体”的活动氛围。

管理提升活动以内控管理为抓手,在全面梳理公司内部各项规章制度、流程规范的过程中寻问题、找短板,将一些传统性、粗放性、经验性、随意性的管理缺陷用规章制度和流程规定加以规范,用现代科技和信息手段加以提升,用科学的发展观和理念加以推动。同时,在管理能力方面找不足、寻对策,使管理更深入、更精细,全面提高公司的管理水平。

内控管理既是管理提升的一个主要方面,更是保障管理提升的一个手段,同时,也是管理提升活动成效的检验方法之一。管理是软实力,内控是硬基石,做好内控管理,才能在扎实的基础上提升管理的能力和水平,进一步促进公司的发展。

三 全面动员,宣培并进

根据第一环节的安排,有关活动已经根据公司年度计划有序开展。领导小组和活动办公室人员第一时间配备齐全,到位履职。领导小组会后,活动办公室通过生产经营协调会扩大会议,召开了管理提升活动的动员会,通报了活动方案,并对第一阶段的工作和活动进行了细化的安排,针对两个环节分别提出了内容和要求。

培训工作及时跟进,内控管理已经对中层以上干部进行了内控管理培训,提高了干部的内控管理意识,增强了内控管理的知识,为内控管理的推进打下了基础。相关学习材料则借助党委简报(学习版)进行宣传教育。

活动的宣贯工作则通过各部门、基地、中心和子公司全面推广开来,集团的相关文件、公司成立领导小组的通知已经下发。公司讨论确定的“管理提升活动方案”通过人事行政部下发各部门、基地、中心和子公司。

在各专项全面展开的同时,管理提升活动的宣传工作亦同步进行着,并且进行着不断地完善。作为管理提升活动的宣传口,党委和党群工作部积极配合管理提升活动领导小组的工作,通过党委简报进行及时的宣贯和推广。一方面汇总和总结当月管理提升活动推进的情况,及时发现其中的亮点、难点和重点,有针对性地进行相关知识的收集、培训和组织学习,另一方面对管理提升活动的宣传进行规范化,建立了“管理提升活动简报”,定期在公司内部进行报道和宣传,加强公司内部各部门在管理提升活动中的协调互动,以增进经验交流,增强查找问题、解决问题的能力,推动公司管理水平的提升,促进公司的良性发展,截至8月底已经编制公开了4期“管理提升活动简报”,党委简报连续报道了4期,并结合活动的开展,组织了1期学习版和2期宣传版。

四 结合工作 落实抓手

各管理专项由专项负责人招集、专项相关部门参与,启动了相关的研讨会和调研,与日常实际工作相结合,找准切入点,以具体事件为抓手或突破口,分别展开了深入的讨论,并分别形成初步的意见和建议,为在全公司开展管理提升活动意见征求提供了依据。

内控管理:从健全公司内部控制制度,梳理不同业务及部门之间的业务流程,构建全面的内部控制规范着手,对现行的各项管理制度进行了大收集和大汇总。同时,根据内部控制规范实施进度,通过问卷调查的方式,对公司及部门所面临的风险进行识别和划分,对过去所发生的风险事件或可能发生的风险事件,填写风险表和风险事件库,以进行潜在风险的评估。

科技创新管理:组织科研骨干、青年研发人员和新员工代表的座谈会,党委和人事行政部参加了座谈,会议着重就研发流程修改、工资/晋升体系优化和奖励制度等事宜进行了讨论,并形成了初步的建议意见。其后,研发中心进行了多次专项讨论和方案修改,并在8月初制定了从岗位说明书、绩效考核制度、主管聘任制、绩效考核流程图等草案,并进行部门内的大讨论。

产品质量管理:由质量管理委员会与公司高管领导一起围绕质量提升组织召开了质量管理会议,对药品相关的法律法规进行回顾,围绕GMP生产认证与国家药品质量标准提升规划,针对目前公司的生产质量进行分析,对已上市的产品进行质量评估,进而对公司口服固体制剂产品质量提升规划进行研究讨论,对产品走出去实现国际认证进行分析研究。

风险管理:以国资委巡视组对海门重大工程资金投入、重大工程的管控、排污设施的设计与前瞻性思考等方面提出的要求为重点,引伸到公司在重大工程、资金管理、节能减排降耗、安全生产等多方面需要提高风险意识,加强风险管控点的梳理和分析。同时通过与内控管理制度与流程为梳理相结合,深入到更细化的内控风险管理的分析上,亦为今年进行了内控管理规范化提供了案例。

运营边界协调管理:充分利用生产、质量、销售、辅助等部门参加的生产经营协调会,对管理提升活动进行了全面的动员和宣贯,对活动方案进行了讲解,对第一阶段的工作进行了布置,充分利用生产、质量、销售、物流等部门讨论生产经营协调计划的机会,结合实际工作,挖掘在运营协调过程中存在的具体问题,包括安全生产中的打非治违的自查与制度流程的梳理;人力资源方面的加强培训力度,组建内训师队伍;物流、销售环节的配送与库存优化,物流效率的提升,销售与发货的衔接;销售与生产的计划与落实,减低断货率的有效措施与流程保障。产品质量的检验与认证,质保体系与生产、销售的配合与协调等。

人力资源管理:由“内训师方案实施细则”的批准试行着手,在加强员工培训,提升员工素质方面完善有关制度措施,以进一步完善企业内部培训体系、加强企业内部人才培育、加速知识与经验传带效率和提升组织的人力资源价值。此外,以“技能提升”项目为重点,一方面全部25名员工经过专业机构培训和考核,分别取得了劳动保障部门颁发的药物制剂中级工和高级工资格证书,助推了人才的提升,另一方面,借此经验起草了《员工发展计划》,旨在通过制度引导,形成员工随企业发展而成长的良好环境,并激发员工内在的培训和提高动力。

法务管理:由法务审计部门负责。虽然这个部门成立不到1年的时间,但相关工作却早已开展了。今年以来,在日常工作正常开展的同时,5、6月进行了一次回顾分析。一方面进行了合同的梳理及合同模板的制定,另一方面,与研发部门、政府事务部门一起研究讨论制定了知识产权等管理办法,加强和完善了制度建设,第三方面则是进一步扩大了法务中咨询服务的范围,包括合同签约、劳动保障、应收帐款催讨的法务处置等,围绕业务工作的开展,提供法律保障和措施。

安全生产管理:以节能减排宣传周的开展为着手点,一方面把宣传周的时间延长了1倍,另一方面通过节能减排知识的宣传,将国家十二五规划的目标与公司当年及十二五期间的目标进行对接和落实,进行提高环境保护意识,形成全员参与节能减排的氛围,促进绿色发展。

信息化管理:在总经理办公会上进行了专项研究。由现有信息化体系建设与集团的信息化规划引发讨论,从局部到整体的协调,从人工操作到计算机处理,从规章流程到信息化辅助,在目前快速发展和增量建设阶段,需要成立专门的小组,对整个公司的信息化水平与未来布局进行整体规划,从信息化需求调研和信息化管理培训着手,加强对公司信息化规划的研讨,为今后信息化推进奠定基础。在公司管理层面的讨论后,开展了相关业务部门的专项信息化研讨,分析公司目前的信息化状态和水平,寻找信息化建立与推广的关键点与突破点,并在公司中层以上管理人员中开展了在线信息化调研,信息化调研分别从“信息化领导力”、“信息化基础建设”、“信息化应用与效果”、“IT服务管理与IT治理”、“信息化人力资源”等五个方面19项内容进行了信息化指数评价指标的评估,为公司的信息化规划与信息化管理提供了基本情况和发展方向。

社会责任管理:借力参加上海市企业社会责任报告发布拉开了国药现代社会责任管理的序幕。社会责任管理是精神文明创建的延续和扩展,更是企业履行社会责任的承诺基础,“明晰责任,梳理职责,落实管理”将是社会责任管理的起步,对现有管理体系的补充和完善是当前迫切需要进行的工作,亦是社会责任管理推进的重要保障。

党建管理:将“基层党组织建设年”与“管理提升活动”相结合,在全面推进基层组织建设的过程中,提出围绕管理提升做实事,以基层组织建设来宣传管理提升的意义,加强管理提升的推进,落实管理提升的举措,夯实管理提升的基石。另一方面,从党务制度的健全和完善着手,基本形成《国药现代党内制度汇编》和党群工作部第一批工作任务的标准管理程序(初稿),为党务工作制度化、流程化和标准化打下了基础。

廉政管理:在抓廉政建设的同时,加强了对“三重一大”制度的落实,进一步加强了廉政教育,并从党员干部自身出发,推动了廉政自律的深入开展,从外来被动型地接受廉政监督到自发主动型地参与廉洁从业,进行着本质的转变,与认识实践的提升。

五 全员调查,寻找问题

随着活动的推进,由人事行政部门负责,组织了一次全员的“管理提升活动”大调查,通过网络调研和纸质调研2种形式,记名和无记名多种可选择性,通过半个月的时间,共回收105份征求意见表,65条意见建议。此外,各管理专项由专项负责人招集、专项相关部门参与,通过调研调查、座谈交流、分析研究等方法,查找研发、生产、销售、运营中存在的问题和薄弱环节,寻找差距,分析问题。

通过对公司管理全面的自我诊断,发现公司总体管理水平有待提高,各专项管理水平参差不齐,通过汇总分析,确定了14个宏观方面的问题,以及波及17个管理专项的,共71条需要改进和完善的方面。

六 寻找重点 制定对策

这一阶段的工作重点与难点就是如何找到问题,找准问题,下一阶段是客观地分析问题,找到深层次的原因,分析原因的轻重层次,进而能下决心把问题解决掉,这才是管理提升的实际内涵。

下一阶段,由各专项负责,分别针对查找到的问题进行轻重缓急的分析,从中分别选择出2-4项重点问题,进行原因分析和对策研究,并通过深入广泛的沟通讨论,细化专项改进和解决方案,以切实推进管理的提升。

管理提升即是行动能力上的自我提升,更是思想观念上的自我超越。管理提升活动需要变被动为主动,变推动为拉动,是一种落于有形工作,获得无形经验,投入一份努力,收取一份提高的活动,需要正视其在企业发展中的作用,而不仅仅是一次活动,这样才能把这项活动持续有效地开展下去,并获得成效。

  

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